Tệp OFT là gì?
Một tệp OFT là một mẫu tệp Outlook , một định dạng tệp được sử dụng bởi Microsoft Outlook để lưu nội dung và thiết kế tin nhắn email ở định dạng có thể tái sử dụng. Các tệp OFT có thể được sử dụng để tạo các mẫu email được tiêu chuẩn hóa cho các tác vụ phổ biến, chẳng hạn như gửi hóa đơn, bản tin hoặc tài liệu tiếp thị. Chúng cũng có thể được sử dụng để tự động hóa các tác vụ email, chẳng hạn như gửi lời nhắc hoặc tin nhắn tiếp theo.
Dưới đây là một số lợi ích của việc sử dụng các tệp OFT :
- Tiết kiệm thời gian và công sức: Các tệp OFT có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức bằng cách cho phép bạn nhanh chóng tạo và gửi email có hình dạng và định dạng phù hợp.
- Duy trì tính nhất quán: Các tệp OFT có thể giúp bạn duy trì tính nhất quán trong email của bạn, đảm bảo rằng tất cả chúng đều có một cái nhìn chuyên nghiệp và bóng bẩy.
- Cải thiện hiệu quả: Các tệp OFT có thể cải thiện hiệu quả của bạn bằng cách cho phép bạn tự động hóa các tác vụ email.
- Cá nhân hóa email: Các tệp OFT có thể được sử dụng để cá nhân hóa email bằng cách chèn thông tin dành riêng cho người nhận.
Để tạo một tệp OFT , chỉ cần soạn một email trong Outlook và sau đó lưu nó dưới dạng mẫu. Để sử dụng một tệp OFT , chỉ cần mở nó trong Outlook và sau đó thêm bất kỳ thông tin bổ sung nào bạn cần.
Dưới đây là một số ví dụ về cách sử dụng các tệp OFT :
- Gửi hóa đơn: Tạo một tệp OFT bao gồm thông tin liên hệ của công ty bạn, điều khoản hóa đơn và trình giữ chỗ cho các chi tiết hóa đơn.
- Gửi bản tin: Tạo một tệp OFT bao gồm bố cục và thiết kế của bản tin của bạn, sau đó thêm nội dung bản tin của bạn trước khi gửi cho người đăng ký của bạn.
- Tạo tài liệu tiếp thị: Tạo các tệp OFT cho các tài liệu tiếp thị khác nhau, chẳng hạn như đề xuất bán hàng, tài liệu quảng cáo và thông cáo báo chí.
- Gửi email được cá nhân hóa: Sử dụng các tệp OFT để gửi email được cá nhân hóa cho khách hàng hoặc khách hàng tiềm năng của bạn. Ví dụ: bạn có thể tạo một tệp OFT bao gồm một lời chào được cá nhân hóa và liên kết đến một sản phẩm mà người nhận có thể quan tâm.
Các tệp OFT là một công cụ đa năng có thể được sử dụng để tiết kiệm thời gian, cải thiện hiệu quả và duy trì tính nhất quán trong email của bạn. Nếu bạn sử dụng Outlook thường xuyên, tôi khuyến khích bạn tìm hiểu thêm về cách sử dụng các tệp OFT .
Làm thế nào để mở một tệp OFT ?
Để mở một tệp OFT trong Microsoft Outlook , hãy làm theo các bước sau:
- Mở Microsoft Outlook .
- Nhấp vào nút các mục mới trong tab Home.
- Chọn thêm các mục và sau đó chọn Chọn biểu mẫu.
- Trong danh sách thả xuống, chọn Mẫu người dùng trong hệ thống tệp.
- Xác định vị trí tệp OFT bạn muốn mở và sau đó nhấp vào Mở.
Làm thế nào để tạo một tệp OFT ?
Để tạo một tệp OFT trong Microsoft Outlook , hãy làm theo các bước sau:
- Trao đổi thông báo email bạn muốn lưu dưới dạng mẫu.
- Nhấp vào tab Tệp.
- Chọn Lưu dưới dạng.
- Trong hộp thoại Lưu dưới dạng, chọn Mẫu Outlook từ danh sách thả xuống dưới dạng loại.
- Nhập tên cho mẫu và sau đó nhấp vào Lưu.
Làm thế nào để sử dụng các tệp OFT để tiết kiệm thời gian?
Các tệp OFT có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian theo nhiều cách:
- Chúng có thể giúp bạn tạo các mẫu email được tiêu chuẩn hóa cho các nhiệm vụ phổ biến, chẳng hạn như gửi hóa đơn, bản tin hoặc tài liệu tiếp thị.
- Họ có thể tự động hóa các tác vụ email, chẳng hạn như gửi lời nhắc hoặc tin nhắn tiếp theo.
- Họ có thể giúp bạn nhanh chóng tạo email mới bằng cách cung cấp một điểm bắt đầu với định dạng và bố cục mong muốn của bạn.
Làm thế nào để chuyển đổi các tệp OFT sang các định dạng khác?
Có một vài cách khác nhau để chuyển đổi các tệp OFT sang các định dạng khác.
Một cách là sử dụng một công cụ chuyển đổi của bên thứ ba. Một số tùy chọn phổ biến nhất bao gồm:
Một cách khác là lưu tệp OFT dưới dạng tệp HTML . Để làm điều này, hãy làm theo các bước sau:
- Mở tệp OFT trong Microsoft Outlook .
- Nhấp vào tab Tệp.
- Chọn Lưu dưới dạng.
- Trong hộp thoại Lưu dưới dạng, chọn Tài liệu HTML (.html) từ danh sách thả xuống dưới dạng loại.
- Nhập tên cho tệp HTML và sau đó nhấp vào Lưu.
Sự khác biệt giữa một tệp OFT và tệp MSG là gì?
Một tệp OFT là một mẫu cho một tin nhắn email, trong khi tệp MSG là một tin nhắn email thực tế. Các tệp OFT được sử dụng để tạo các mẫu email được tiêu chuẩn hóa, trong khi các tệp MSG được sử dụng để lưu trữ các tin nhắn email riêng lẻ.
Tôi có thể mở các tệp OFT trên máy Mac không?
Không, bạn không thể mở các tệp OFT trực tiếp trên máy Mac. Tuy nhiên, bạn có thể chuyển đổi các tệp OFT thành các tệp HTML và sau đó mở chúng trong trình duyệt web trên máy Mac.
Làm cách nào để thay đổi mẫu email mặc định trong Outlook?
Để thay đổi mẫu email mặc định trong Outlook, hãy làm theo các bước sau:
- Mở Microsoft Outlook .
- Nhấp vào tab Tệp.
- Lựa chọn các phương án.
- Trong hộp thoại Tùy chọn Outlook, chọn thư ở khung bên trái.
- Trong Compose tin nhắn, nhấp vào nút Mẫu.
- Trong hộp thoại Chọn mẫu, chọn mẫu bạn muốn sử dụng làm mặc định và sau đó bấm OK.
- Bấm OK để đóng hộp thoại Tùy chọn Outlook.
Làm cách nào để khắc phục các tệp OFT sẽ không mở?
Nếu bạn gặp khó khăn trong việc mở một tệp OFT , có một vài điều bạn có thể thử:
- Hãy chắc chắn rằng bạn đang sử dụng phiên bản mới nhất của Microsoft Outlook .
- Hãy thử mở tệp ở chế độ an toàn.
- Hãy thử sửa chữa cài đặt Outlook của bạn.
- Nếu bạn vẫn gặp rắc rối, bạn có thể liên hệ với hỗ trợ của Microsoft để được giúp đỡ.